* Về phương thức đánh phách: Bài thi tự luận phải được đánh và rọc phách trước khi giao cho Tổ chấm thi, số phách phải được bảo mật tuyệt đối. Chủ tịch Hội đồng thi quyết định phương thức đánh phách (đánh phách 1 vòng hay đánh phách 2 vòng độc lập);
Số phách được sinh ngẫu nhiên từ phần mềm máy tính, đảm bảo mỗi bài thi (số báo danh) tương ứng duy nhất với 1 số phách;
Đối với phương thức đánh phách 2 vòng độc lập, phải đảm bảo có 2 khóa phách do 2 lãnh đạo Ban Làm phách giữ, mỗi người 1 khóa phách. Số phách vòng 2 chỉ được sinh sau khi đã hoàn thành phách vòng 1 (bài thi đã được đánh phách, rọc phách và đóng trong túi có niêm phong, đầu phách đã được bảo mật).
* Cách ly cán bộ làm phách:
Nếu sử dụng phương thức đánh phách 1 vòng: Ban Làm phách phải được cách ly triệt để trong suốt thời gian được tập trung làm phách cho đến khi hoàn thành chấm bài thi tự luận.
Nếu sử dụng phương thức đánh phách 2 vòng độc lập: Ban Làm phách phải được cách ly triệt để trong suốt thời gian được tập trung làm phách của mỗi vòng; cán bộ làm phách được chia thành 2 tổ: Tổ làm phách vòng 1 và Tổ làm phách vòng 2; các tổ làm việc độc lập và cách ly triệt để với nhau. Tổ làm phách vòng 1 chỉ được ra khỏi khu vực cách ly sau khi Tổ làm phách vòng 2 được cách ly.
* Quy trình làm phách 1 vòng:
Bước 1. Gieo phách: Trưởng Ban Làm phách được Chủ tịch Hội đồng thi giao tài khoản Phần mềm Hỗ trợ chấm thi của Bộ GDĐT để gieo phách, in biểu hướng dẫn dồn túi chấm, biểu đổi chiếu phách - báo danh.
Khi dùng phần mềm lần đầu tiên, Trưởng Ban Làm phách phải đổi mật khẩu và bảo vệ mật khẩu của tài khoản được cấp. Trưởng Ban Làm phách có thể giao cho một thành viên của Ban sử dụng phần mềm để gieo phách, nhưng phải chịu trách nhiệm về bảo mật khóa phách. Các biểu mẫu phải được đóng túi niêm phong ngay sau khi in xong trước sự chứng kiến của thanh tra.
Lưu ý: Phần mềm Hỗ trợ chấm thi thực hiện dồn túi tự động và in Biểu Hướng dẫn dồn túi chấm. Mỗi túi chấm có số lượng bài thi ít nhất 20 bài và nhiều nhất là 40 bài.
Bước 2. Dồn túi, thực hiện như sau:
Căn cứ vào thông tin trên Biểu Hướng dẫn dồn túi, Trưởng Ban Làm phách giao các túi bài thi cho các thành viên của Ban Làm phách để tiến hành dồn túi;
Các thành viên kiểm tra tình trạng niêm phong, cắt miệng các túi bài thi (chú ý không cắt rời hẳn miệng túi), kiểm đếm số bài, số tờ giấy thi và đối chiếu với số bài, số tờ ghi trên túi đựng bài thi.
Nếu có bất thường (túi không còn nguyên niêm phong, số bài, số tờ giấy thi không khớp với thông tin ghi trên bì hoặc trên Phiếu thu bài, …), phải báo cáo với Trưởng Ban và lập biên bản;
Theo thông tin hướng dẫn trên Biểu Hướng dẫn dồn túi để rút bài thi từ các túi bài thi dồn sang các túi chấm thi.
Bước 3. Đánh phách
Việc đánh phách phải thực hiện theo từng túi chấm, mỗi bài thi có 1 số phách tương ứng với số báo danh được ghi trong biểu đối chiếu phách - báo danh, cán bộ làm phách viết số phách vào các ô quy định trên tất cả các tờ giấy thi của thí sinh.
Bước 4. Cắt phách và niêm phong túi chấm
Các bài thi đã được đánh phách phải được cắt đầu phách và đựng trong các túi được niêm phong (gọi là túi bài chấm thi). Trên túi bài chấm thi phải ghi đầy đủ thông tin: Môn thi/Bài thi, Túi số (mã túi), số bài thi, số tờ giấy thi.
Đầu phách được bó lại theo từng túi phách ghi rõ số bài, số tờ đầu phách và được đóng gói, niêm phong; ngoài bì ghi rõ đầu phách của các túi nào?
* Quy trình làm phách 2 vòng:
Để làm phách 2 vòng, Ban Làm phách được chia làm 2 tổ phách: Tổ phách 1 và Tổ phách 2. Tổ phách 1 do Phó Trưởng Ban làm Tổ trưởng; Tổ phách 2 do Trưởng Ban làm Tổ trưởng.
Quy trình làm phách như sau:
Vòng 1. Các bước thực hiện như làm phách 1 vòng. Người được cấp tài khoản phách 1 là Tổ trưởng phách 1 đồng thời là người gieo phách và in ấn các tài liệu liên quan (biểu dồn túi, biểu đối chiếu phách – báo danh).
Sau khi hoàn thành đánh phách 1, Tổ trưởng phách 1 bàn giao cho Tổ trưởng phách 2 các túi chấm thi (chứa các bài thi đã được cắt phách) trong tình trạng còn nguyên niêm phong.
Vòng 2: Chỉ thực hiện sau khi kết thúc Vòng 1
Bước 1. Gieo phách: Tổ trưởng phách 2 được Chủ tịch Hội đồng thi giao tài khoản Phần mềm Hỗ trợ chấm thi để gieo phách, in biểu hoán vị túi (mã hóa lại túi chấm). Khi thực hiện phần mềm lần đầu tiên, Tổ trưởng phách 2 phải đổi mật khẩu và bảo vệ mật khẩu của tài khoản được cấp; thực hiện việc sinh phách, in biểu mã hóa lại túi chấm, đóng túi niêm phong các tài liệu này.
Bước 2. Mã hóa lại túi chấm
Tổ trưởng phách 2 ghi lại mã túi mới: Căn cứ vào Biểu Hoán vị túi để chuyển toàn bộ bài thi từ túi gốc (túi chấm đã đánh phách vòng 1) sang túi mới (túi hoán vị). Trên túi mới ghi rõ thông tin môn thi/bài thi; túi số (mã túi mới); số bài thi; số tờ giấy thi.
Bước 3. Giao túi chấm để đánh phách vòng 2: Tổ trưởng phách 2 giao các túi chấm (đã hoán vị) cho cán bộ đánh phách theo hình thức bốc thăm.
Bước 4. Đánh số phách
Số phách vòng 2 chính là số túi (hoán vị), cán bộ làm phách ghi số này làm tiền tố cho số phách 1 ở tất cả các tờ giấy thi trong túi.
Bài thi trong túi phải được kiểm đếm để đối chiếu với số bài thi, số tờ giấy thi ghi trên túi chấm.
Túi chấm đã đánh xong phách vòng 2 phải được dán kín và niêm phong theo quy định.
* Bàn giao bài thi cho Ban Chấm thi
Sau khi hoàn thành đánh phách, Trưởng Ban Làm phách bàn giao bài thi đã làm phách cho Trưởng ban Thư ký Hội đồng thi hoặc bàn giao trực tiếp cho Trưởng Ban Chấm thi theo quyết định của Chủ tịch Hội đồng thi.
Đầu phách được Ban Làm phách bảo quản và chỉ bàn giao cho Ban Thư ký Hội đồng thi sau khi đã chấm xong bài thi tự luận.
