Hướng dẫn quy định rõ, cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên ứng dụng CNTT trong công tác quản lý, dạy học được sử dụng hồ sơ điện tử thay cho hồ sơ giấy đảm bảo công tác lưu trữ và có giá trị như hồ sơ giấy.
Việc sử dụng hồ sơ điện tử thay thế hồ sơ giấy là khuyến khích không bắt buộc, tùy theo nguyện vọng của cán bộ quản lý và giáo viên.
Hồ sơ sổ sách điện tử được tạo ra bằng các ứng dụng văn phòng thông dụng, được lưu trữ thuận tiện bằng nhiều hình thức khác nhau, đáp ứng yêu cầu tra cứu, chia sẻ, kiểm tra nhanh vào mọi thời điểm…
Hồ sơ sổ sách điện tử được xây dựng theo đúng mẫu của hồ sơ giấy, khi cần thiết có thể in ra và đóng tập như hồ sơ giấy.
Giáo viên có thể chuẩn bị kế hoạch bài dạy, ghi chép nội dung sinh hoạt, hoạt động, thực hiện các loại hồ sơ sổ sách khác bằng các phương tiện công nghệ, sau đó lưu trữ dạng sổ, không phải in ra giấy.
Đối với kế hoạch bài dạy, cuối mỗi bài dạy cần có mục "Rút kinh nghiệm" để cập nhật các nội dung cần thiết sau tiết dạy.
Việc lưu trữ hồ sơ sổ sách có thể lựa chọn nhiều giải pháp khác nhau, đảm bảo được việc khai thác nhanh chóng, tiện lợi, vào mọi thời gian, địa điểm luôn đảm bảo có khả năng dự phòng.
