Trong đó quy định, Sở GD&ĐT, Phòng GD&ĐT (cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ) có trách nhiệm bảo đảm cơ sở vật chất, trang thiết bị, phòng chống cháy nổ để bảo quản, lưu giữ phôi văn bằng, chứng chỉ; văn bằng, chứng chỉ và hồ sơ cấp phát, quản lý văn bằng, chứng chỉ; phôi bản sao từ sổ gốc cấp bằng tốt nghiệp và hồ sơ cấp phát, quản lý bản sao từ sổ gốc cấp bằng tốt nghiệp.
Việc quản lý, sử dụng phôi văn bằng, chứng chỉ phải bảo đảm chặt chẽ theo quy định tại Điều 11 của Thông tư 21.
Tại cơ quan Sở GD&ĐT, việc quản lý, sử dụng phôi văn bằng, chứng chỉ được giao cho Phòng Nghiệp vụ Dạy học chịu trách nhiệm. Phòng Nghiệp vụ Dạy học phân công cụ thể bộ phận và cá nhân người quản lý, sử dụng phôi văn bằng, chứng chỉ.
Đối với nhà trường, quy chế của Sở GD&ĐT quy định rõ, có trách nhiệm bảo đảm cơ sở vật chất, trang thiết bị, phòng chống cháy nổ để bảo quản, lưu giữ văn bằng, chứng chỉ và hồ sơ phát, quản lý văn bằng, chứng chỉ.
Về lưu giữ văn bằng tốt nghiệp, chứng chỉ chưa phát cho người học, thời hạn lưu giữ là vĩnh viễn.
Phân chia giai đoạn và cách thức lưu giữ như sau:
Sau 40 năm (kể từ năm được cấp văn bằng, chứng chỉ): đóng gói, niêm phong riêng theo từng năm và có dán nhãn với các thông tin: số lượng văn bằng, chứng chỉ chưa phát; họ tên và ngày tháng năm sinh của người chưa nhận văn bằng, chứng chỉ;
Từ 40 năm trở về trước (kể từ năm được cấp văn bằng tốt nghiệp, chứng chỉ): lưu giữ bình thường để nhanh chóng khi phát văn bằng, chứng chỉ cho người học.
Việc quản lý, bảo quản, lưu giữ, cấp phát văn bằng, chứng chỉ phải bảo đảm chặt chẽ, không để xảy ra thất thoát và thực hiện đúng theo quy định tại Điều 13 của Thông tư 21.
Đối với phôi văn bằng, chứng chỉ bị hư hỏng, viết sai, chất lượng không bảo đảm, chưa sử dụng do thay đổi mẫu phôi hoặc bị mất: thực hiện đứng theo hướng dẫn tại Điều 11 của Thông tư 21,
Phôi văn bằng, chứng chỉ được sử dụng để cấp phát cho người học sau khi được công nhận tốt nghiệp phải đúng phôi văn bằng, chứng chỉ do Bộ GD&ĐT phát hành…
